ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร มีความสำคัญยังไง อยากทำธุรกิจห้ามพลาด

สำหรับการทำธุรกิจ การขายของหน้าร้าน หรือแม้แต่กระทั่งขายออนไลน์ ใบเสร็จรับเงินถือว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานที่แสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณมีการซื้อขายจริง ซึ่งในฐานะเจ้าของธุรกิจแล้ว เมื่อเห็นยอดขายจากใบเสร็จ คุณเองก็จะชื่นใจในผลประกอบการไปด้วย ในบทความนี้เราจึงจะพามาดูว่าใบเสร็จรับเงินคืออะไร มีความสำคัญยังไง มีองค์ประกอบอะไรบ้าง เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเช่นคุณสามารถออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าได้อย่างถูกต้อง

‍

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ออกโดยผู้ขายให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงินในการซื้อสินค้าหรือบริการ ใบเสร็จรับเงินเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยบันทึกการทำธุรกรรมซึ่งผู้ขายจะออกให้ลูกค้าหรือผู้ซื้อ เพื่อยืนยันจำนวนเงินที่ลูกค้าหรือผู้ซื้อชำระสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ ช่วยให้การทำธุรกรรมทางการเงินมีความโปร่งใส ธุรกิจหรือผู้ขายมักใช้ใบเสร็จรับเงินในการจัดการสินค้าคงคลังและการคำนวณภาษี เช่น ภาษีเงินเดือนหรือภาษีเงินได้นิติบุคคล ลูกค้าหรือผู้ซื้ออาจใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำบัญชี การจัดการค่าใช้จ่าย การขอคืนเงินจากผู้ขาย หรือการเบิกจ่ายจากบริษัท

‍

นอกจากนี้ ใบเสร็จรับเงินยังทำหน้าที่เดียวกันในการซื้อขายหรือทำธุรกรรมระหว่างธูรกิจกับธุรกิจ (B2B: Business to Business) อย่างเช่นร้านค้ากับซัพพลายเออร์และการแลกเปลี่ยนหุ้นด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจเสื้อผ้าที่มีการดีลและทำธุรกรรมกับทางโรงงานผลิต เช่น จ่ายค่าขึ้นแพทเทิร์น ผลิตสินค้าล็อตแรก ฯลฯ โรงงานก็จะออกใบเสร็จรับเงินให้กับคุณทุกครั้งที่คุณมีการจ่ายเงินหรือทำธุรกรรมนั่นเอง

‍

ความสำคัญของใบเสร็จรับเงิน

หากจะพูดถึงความสำคัญของใบเสร็จรับเงินแล้ว เราก็สามารถแบ่งเป็นข้อๆ ได้ดังนี้:-

• ใช้เป็นหลักฐานการชำระเงิน: ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานที่แสดงว่าผู้ซื้อได้ชำระเงินตามจำนวนที่ระบุเรียบร้อยแล้ว
• จัดการบัญชี: ใบเสร็จรับเงินช่วยในการบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ ทำให้การจัดทำงบการเงินมีความถูกต้องและครบถ้วนมากยิ่งขึ้น
• ขอคืนภาษี: สำหรับธุรกิจร้านค้าแล้ว การมีใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องและครบถ้วนสามารถนำไปใช้ในการขอคืนภาษีหรือใช้ในการยื่นภาษีได้
• ป้องกันการฉ้อโกง: ใบเสร็จรับเงินช่วยในการตรวจสอบการทำธุรกรรม ทำให้ลดความเสี่ยงในการถูกฉ้อโกงทั้งจากฝั่งผู้ซื้อและผู้ขาย ช่วยให้ทำธุรกิจกันได้อย่างสบายใจ
• ขอคืนเงิน: ในกรณีที่ผู้ซื้อหรือลูกค้าไม่พอใจในตัวสินค้าและบริการ สามารถใช้ใบเสร็จรับเงินในการขอคืนเงินได้ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดและเงื่อนไขของผู้ซื้อและผู้ขายที่ตกลงร่วมกันด้วย
• เบิกจ่าย: สำหรับพนักงานบริษัทที่ซื้อของและจ่ายเงินไปก่อน ก็สามารถนำบิลหรือใบเสร็จรับเงินมาเบิกกับบริษัทได้ในภายหลัง ซึ่งหากใบเสร็จมีข้อมูลครบถ้วนถูกต้อง ก็จะสามารถเบิกเงินคืนได้ง่ายขึ้น

‍

ประเภทของใบเสร็จรับเงิน

โดยทั่วไปแล้วใบเสร็จรับเงินสามารถแบ่งเป็นประเภทได้ 3 ประเภทหลักๆ คือ

1. ใบเสร็จรับเงินเงินสด (Cash Receipt): เป็นใบเสร็จที่ออกเมื่อชำระเงินด้วยเงินสด
2. ใบเสร็จรับเงินเชื่อ (Credit Receipt): เป็นใบเสร็จที่ออกเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการโดยชำระเงินภายหลัง
3. ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Receipt): เป็นใบเสร็จที่ออกในรูปแบบดิจิทัล ผ่านระบบคอมพิวเตอร์หรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ

‍

อย่างไรก็ตามแล้ว ใบเสร็จรับเงินในประเทศไทยสามารถแบ่งเป็น 2 ประเภทคือ

1. ใบเสร็จรับเงินสีเหลือง: ใบเสร็จรับเงินสีเหลือง หรือ บิลเหลือง คือใบเสร็จรับเงินที่ออกให้โดยพ่อค้าแม่ค้าหรือผู้ประกอบการที่ไม่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
2. ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม: ใบเสร็จรับเงินประเภทนี้สามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบย่อยๆ ได้แก่
   1. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบย่อ คือใบเสร็จทั่วไป เช่น ใบเสร็จรับเงินจากการซื้อของที่ห้างฯ ร้านสะดวกซื้อ หรือร้านค้าปลีกที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือ VAT โดยทั่วไปแล้วจะไม่มีที่อยู่ของลูกค้า และถือว่าเป็นทั้งใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีในใบเดียวกัน
   2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ คือ ใบเสร็จรับเงินที่เป็นชุดเอกสารและออกพร้อมใบกำกับภาษี มักจะเป็นใบเสร็จรับเงินที่มีการซื้อขายสินค้าราคาสูงและมีบริการหลังการขาย เช่น การซื้อขายเครื่องใช้ไฟฟ้าอย่างเครื่องซักผ้า ตู้เย็น ทีวี ฯลฯ รวมไปถึงการซื้อขายรถยนต์ และการซื้อขายบ้าน เป็นต้น ทั้งนี้บุคคลทั่วไปก็สามารถขอใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบได้ เพียงแค่ต้องให้ชื่อและที่อยู่เพื่อให้ทางร้านค้าหรือผู้ขายออกใบเสร็จรับเงินให้เท่านั้น แค่มีข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน ก็สามารถขอใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบได้เหมือนกัน

‍

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

หากจะถามหาตัวอย่างของใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นไอเดียและแนวทางการออกใบเสร็จให้ถูกต้อง นี่คือตัวอย่าง

• ใบเสร็จรับเงินร้านค้า: ใบเสร็จที่ออกโดยร้านค้าทั่วไป โดยมีรายละเอียดของสินค้าและจำนวนเงินที่ชำระ
• ใบเสร็จรับเงินโรงแรม: ใบเสร็จที่ออกโดยโรงแรม ที่มีรายละเอียดของการเข้าพัก ค่าอาหาร และบริการอื่นๆ ที่ลูกค้าเลือกจอง เช่น ประเภทห้องพัก วิว และประเภทเตียง เป็นต้น
• ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์: ใบเสร็จที่ออกผ่านระบบออนไลน์ โดยส่งผ่านอีเมลหรือแอปพลิเคชัน ส่วนมากเราจะเห็นตัวอย่างได้ชัดจากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ เช่น Shopee และ Lazada

‍

ส่วนประกอบของใบเสร็จรับเงิน

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ไม่ว่าจะเป็นขายของทั่วไป ขายของออนไลน์ หรือทำธุรกิจประเภทไหน ใบเสร็จรับเงินก็ถือว่าสำคัญมากๆ ในการซื้อขายสินค้าและบริการกับลูกค้า นี่คือส่วนประกอบหลักของใบเสร็จรับเงินที่ขาดไม่ได้

1. ข้อมูลของผู้ขาย: ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
2. ข้อมูลของผู้ซื้อ: ชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของผู้ซื้อ (ถ้ามี)
3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ: ชื่อสินค้า/บริการ, จำนวน, ราคา และรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
4. จำนวนเงิน: ราคาสินค้า/บริการที่ต้องชำระ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
5. วันที่: วันที่ทำการซื้อขาย
6. ลายเซ็น: ลายเซ็นของผู้ขายหรือผู้รับเงิน เพื่อยืนยันการทำธุรกรรม
7. โลโก้ร้าน/แบรนด์: ถ้ามี สามารถใส่ไว้ด้านบนของใบเสร็จรับเงิน

‍

วิธีการออกใบเสร็จรับเงิน

ในส่วนของขั้นตอนการทำหรือออกใบเสร็จรับเงิน ผู้ขายไม่ต้องไปเสียเวลาเริ่มสร้างเทมเพลตหรือแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินเองให้เหนื่อย เพราะสามารถหาตัวอย่างใบเสร็จรับเงินและเริ่มทำตามได้ง่ายๆ ดังนี้:-

1. เตรียมเอกสาร: ใช้แบบฟอร์มที่เตรียมไว้ หรือใช้โปรแกรมในการออกใบเสร็จรับเงิน
2. กรอกข้อมูล: กรอกข้อมูลที่จำเป็นให้ครบถ้วน ตามส่วนประกอบสำคัญหลักที่เราได้พูดถึงกันไปแล้วในส่วนที่แล้ว
3. ตรวจสอบความถูกต้อง: เช็คข้อมูลที่กรอกให้เรียบร้อยเพื่อป้องกันความผิดพลาด
4. ส่งให้ผู้ซื้อ: ส่งใบเสร็จรับเงินให้ผู้ซื้อ โดยอาจเป็นรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมลหรือช่องทางออนไลน์ที่ใช้ในการซื้อขาย
5. จัดเก็บและบันทึก: เก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินไว้เป็นหลักฐานทั้งสำหรับผู้ซื้อและผู้ขาย

‍

ทำใบเสร็จรับเงิน ออนไลน์ การปรับตัวในยุคดิจิทัล

อย่างที่บอกไปว่าในยุคนี้พ่อค้าแม่ค้าหรือผู้ประกอบการเช่นคุณไม่จำเป็นต้องเริ่มสร้างใบเสร็จรับเงินเองจากศูนย์ เพราะมีแบบฟอร์มให้เลือกใช้ได้เลย และอีกอย่าง หากคุณต้องการทำใบเสร็จรับเงินออนไลน์เพื่อปรับตัวในยุคดิจิทัลที่ลูกค้าเน้นความสะดวกสบายและไม่ต้องถือเอกสารหรือปริ้นท์ให้สิ้นเปลือง ก็สามารถทำได้ตามนี้ คือ

1. การใช้ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์: ในยุคดิจิทัล การใช้ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์เริ่มมีความสำคัญมากขึ้น เนื่องจากสามารถส่งและเก็บรักษาได้ง่าย โดยวิธีที่ง่ายที่สุดก็คืออีเมล
2. การใช้แอปพลิเคชัน: มีแอปพลิเคชันที่ช่วยในการออกใบเสร็จรับเงิน ทำให้การทำธุรกรรมและการซื้อขายสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น
3. การเชื่อมโยงกับระบบบัญชี: การใช้ระบบที่เชื่อมโยงกับระบบบัญชีทำให้การบันทึกและการตรวจสอบข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้อง วิธีนี้เป็นวิธีที่หลายร้านเลือกใช้

‍

สรุป

ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการทำธุรกรรมทางการเงิน การจัดทำและจัดเก็บใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นที่ช่วยให้การจัดการบัญชีมีประสิทธิภาพ และช่วยป้องกันปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง ซึ่งถือว่าสำคัญมากทั้งสำหรับผู้ซื้อและผู้ขาย และในยุคที่การทำธุรกรรมการซื้อขายออนไลน์มีความสำคัญมากขึ้นและเป็นที่นิยมมากขึ้นเช่นนี้ การปรับตัวให้เท่าทันเทรนด์และความต้องการของลูกค้าอย่างการใช้ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการทุกคนควรให้ความสำคัญ

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการระบบการจัดการออเดอร์ ที่จะช่วยให้การสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น Zaapi ก็ช่วยให้ชีวิตผู้ประกอบการออนไลน์ง่ายยิ่งขึ้นเพราะสามารถสรุปรายละเอียดคำสั่งซื้อให้ลูกค้าชำระเงินได้ทันที เมื่อลูกค้าจ่ายเร็ว แม่ค้าออนไลน์เช่นคุณก็จะปิดการขายและออกใบเสร็จรับเงินเพื่อยืนยันคำสั่งซื้อของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน

‍

สิทธิพิเศษสำหรับลูกค้าใหม่ ทดลองใช้ระบบรวมแชทบน Zaapi ฟรี 7 วัน

{{cta-button="/cms-injection-content"}}

‍

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับ Zaapi

หากมีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานฟีเจอร์

สามารถติดต่อเราได้ผ่านช่องทาง

• LINE OA: @zaapi
• Facebook Page: Zaapi Thailand
• Tel: 096-927-1729

‍

Chat, Sell, Scale - The All-in-One Conversation and Commerce Hub